كيفية إدارة دورة حياة مطعمك

20 سبتمبر :

بقلم حاتم حسن

عندما تخطط لافتتاح مطعمك للمرة الأولى، هدفك هو الافتتاح، استراتيجيتك هي الافتتاح، وجميع تكتيكات الدعم تتضمن الافتتاح. من جهة، لا يمكنك الانتظار لسماع صوت الكاشير يبدأ في الرنين. من ناحية أخرى، أنت تعلم أنك ستنسى شيئًا.

على العموم، من الصعب التفكير بعد يوم الافتتاح - حتى بعد يوم الافتتاح. ثم هدفك هو القيام بعمل أفضل غدًا. استراتيجيتك هي التعلم من أخطائك في يوم الافتتاح. لكنه ليس هناك وقت للتخطيط لأي تكتيكات دعم. تغلق الباب الأمامي في الساعة 11 مساءً، وتصل إلى المنزل حوالي الساعة 1 صباحًا، وتفتح الباب الخلفي في اليوم التالي في الساعة 8 صباحًا، غالبًا ما تعاني من نقص النوم.

مرحبًا بك في الحياة النشطة لصاحب مطعم، حيث تجد نفسك دائمًا مشغولًا بإدارة الأعمال لليوم الحالي. ليس هناك وقت لمعرفة كيفية التفوق على منحنى التعلم. تقول لنفسك أن مراسم معمودية النار هي مجرد طبيعة العمل، وهي مراسم تمرير إلزامية.

إدارة دورة الحياة

نسي كل تلك الاستعارات. هناك وسيلة لتكون صاحب مطعم استباقيًا. مثل أي منتج آخر، لديك مفهوم المطعم أيضًا دورة حياة. في هذا المقال سنساعدك على فهم ديناميات دورة حياة مطعمك ونعدك لإدارة كل مرحلة بينما تقوم بتطوير مفهومك في السوق.

دعونا نستعرض المراحل العامة لدورة حياة المفهوم، حيث يظهر ويتطور في السوق. بمجرد أن يتم فهم الديناميات العامة لتطوير المفهوم، يمكنك ضبط الصيغة للسماح بأي عوامل محددة تتعلق بمفهومك أو ظروف السوق الفريدة.

المرحلة الأولى والطفولة - مرحلة ما قبل الافتتاح والسنة الأولى:

مرحلة الوعي والتنظيم وتحديد الأولويات

في هذه المرحلة، يجب عليك تحويل تلك الفكرة حول مطعم كانت تتردد في رأسك إلى خطة قابلة للتنفيذ ومستدامة للبدء في التشغيل. تشمل العملية التوعية والتنظيم ومن ثم تحديد الأولويات لكل خطوة في كيفية عمل مطعمك.

التوعية: تشمل هذه الخطوة عملية تفكير منفصل حيث تفكر "خارجيًا" حول كل عامل ممكن (سواء كان داخليًا أو خارجيًا) سيؤثر على كيفية عمل الأعمال. يجب عليك تضمين أي عامل يمكن أن يلعب دورًا في مفهومك. حتى إذا كان العامل بعيدًا، يجب أن تتضمنه. يمكنك دائمًا حذفه في مرحلة لاحقة عندما تبدأ في التنظيم وتحديد الأولويات. التحدي هنا هو عدم ترك أي متغير قد يؤثر على الأعمال ويفاجئك. بالمناسبة، عندما تفتح مطعمًا للمرة الأولى، معظم المفاجآت ليست جيدة. لذا فإن الأفضل هو الحفاظ عليها على الحد الأدنى. هذا هو الوقت المناسب لعقد جلسة عصف ذهني. اجمع معًا أي شخص سيشارك في الأعمال. إذا كنت تعرف من سيدير المطعم، فتأكد من وجودهم. سترغب في أن يكون لديك مدير المطعم والموظفين الرئيسيين لديك حق المؤلف في خطة التشغيل للمطعم. إذا كان لديك مستشار في الصناعة، فقم بالحصول على مدخلاته. هذا هو أيضًا وقت جيد لاستدراج مستشار مطعم. معظم المستشارين لديهم قوائم تحقق تم تطويرها لضمان مراعاة جميع العوامل الرئيسية التي تؤدي إلى نجاح مفهوم المطعم.

التنظيم: تشمل هذه الخطوة إعادة النظر في جميع العوامل المتراكمة في الخطوة السابقة. الآن هو وقت العملية التفكير التوجيهي حيث تتم مؤخرًا جميع المتغيرات في المجالات الرئيسية للأعمال. يمكن أن تشمل الفئات، ولكن قد لا تكون محددة في:

• تطوير المفهوم

• العمليات

• التسويق

• تخطيط القائمة

• المحاسبة

• المزودين

• الإدارة

• التوظيف

• تكنولوجيا المعلومات

قد تكون أولويات الشخصيات الإضافية على هذا النحو:

• كتابة ملف تعريفي لفريق الإدارة، حسب المنصب.

• التعاقد مع موظف توظيف لمساعدتك.

• توظيف مدير عام.

• توظيف مدير مطبخ.

• توظيف مدراء مساعدين آخرين، مع المديرين.

• وضع دليل السياسات والإجراءات.

مرحلة ما قبل الافتتاح والسنة الأولى هي الإطار الزمني الذي تجمع فيه البيانات (البحث والاختبار)، وتصيغ الخطة، وتنفيذ الأنظمة والإجراءات الأولية بناءً على الأولويات الأكثر إلحاحًا. نظرًا لتعقيد تجميع جميع القطع المختلفة للعمل (المستثمرين، مصادر التمويل، اختيارات العقارات، تطوير القائمة، الديكور والتصميم، الشؤون الشخصية، وما إلى ذلك)، فإن اتباع قائمة التحضير للافتتاح وإدارة الجدول الزمني المقابل حرج. لا ترغب في دفع الإيجار على موقع لمدة 30 يومًا قبل أن تتمكن من البدء في التشغيل؛ أو أن تفتح وتنتظر تركيب لافتتك التجاري، أو وصول القوائم الخاصة بك، أو معالجة ترخيص الكحول الخاص بك.

في الوضع المثالي، يجب أن يتضمن الجدول الزمني الخاص بك إطارًا زمنيًا للتدريب الوفير وبناء الفريق وممارسة الطاقم من خلال ترتيب وجبات VIP قبل الافتتاح الكبير. الممارسة تجعل الأمور أفضل هو مقولة لها معنى خاص عندما يتعلق الأمر بفتح مطعم ناجح.

قم بالتنفيذ. يقول ريتش ميلمان، رئيس شركة Lettuce Entertain You Enterprises (LEYE)، وهي شركة مطاعم مقرها شيكاغو والتي يصف نفسه بأنه "بطل تطوير المفاهيم"، أن "تنفيذ مفهومك مثل تذوق أول وصفة جديدة؛ إنها مثيرة ولكن قد تحتاج إلى بعض التعديلات لتصبح مثالية". ويقول أيضًا: "أفضل المطاعم تفتح متركة بعض الخرطوش في مسدسها ولا تضع كل شيء في البداية."

يشير ميلمان إلى أنه مع العديد من المطاعم التي فتحتها LEYE خلال مسيرته التي تزيد عن 30 عامًا، كان لديها نفس الهدف: إقامة المفهوم خلال فترة الطفولة في عملية تدريجية. يقترح أولاً فتح المطعم للعشاء فقط، وبناءً على هذا النجاح، من خلال إضافة برنامج غداء وحفلات خاصة، وخدمة الوجبات الجاهزة، وخدمة التموين، وبرنامج الإفطار يوم الأحد، وبرنامج متأخر في الليل تدريجيًا كما يشير السوق.

مرحلة الطفل — السنتين والثلاث سنوات:

الوقت الذي تتعلم فيه أن تصبح أكثر فعالية وكفاءة

الهدف في هذه المرحلة من الأعمال هو تحقيق الاستمرارية — بأحرف عريضة وأحرف كبيرة وتسطير — في كيفية تنفيذ مفهومك. لقد مرت بهذا العام الأول. عادةً ما يكون معظم العملاء متفهمين في زيارتهم الأولى بشأن عدم انسجام الأمور الصغيرة تمامًا. وهم مسامحون، طالما يتم التعامل مع أي اختلاف على الفور وبأدب. ولكن مع مرور الوقت، تتلاشى روح المسامحة لدى عملائك. لذا، يجب أن تكون مستمرًا قدر الإمكان، في أقرب وقت ممكن. وهذا هو السبب الرئيسي الذي يجعل الممارسة ضرورية للغاية في مرحلة ما قبل الافتتاح.

خلال هذه المرحلة، يجب أن يستمر التدريب. بعض أصحاب المطاعم لديهم عقلية تقول إنه بمجرد أن تفتح المطعم لا يوجد وقت للتدريب. في الواقع، إذا لم تواصل التدريب والتوجيه للموظفين، ستكون هناك وقت كبير للتدريب لاحقًا. وهذا يرجع إلى أنه بدون فريق مدرب ينفذ بنسق منظم مفهومك، ستنخفض الأعمال تدريجيًا وستكون هناك الكثير من الوقت للتدريب نظرًا لأن هناك عدد قليل جدًا من الزبائن لخدمتهم.

أيضًا خلال هذه المرحلة، ستواجه تغييرًا في الفريق. سيترك بعضهم لأنك مشغول جدًا ولا يريدون العمل بجد. أو بعض العاملين الذين اعتادوا على الحصول على نصائح جيدة سيتركون إذا كانت الأعمال بطيئة. من الواضح أن أفضل الجرسين سيكونون أولئك الذين يغادرون أولاً.

ثم يتوقف بعض أصحاب المطاعم عن التدريب لأنهم لا يرغبون في استثمار الأموال في تدريب عضو طاقم جديد قد يترك قريبًا. جيم سوليفان، الخبير في تدريب الصناعة، يقدم نقطة مهمة جدًا بشأن هذا الإتجاه عدم التدريب بعد رحيل بعض الموظفين. "هل تعرف ما هو أسوأ من تدريب شخص في الفريق ومغادرته؟ عدم تدريبهم وبقاؤهم." تحدث عن إعداد نفسك للفشل.

بالإضافة إلى التدريب المستمر والتوجيه الشخصي، يجب وضع أنظمة التشغيل اليومية لتزويد فريق العمل بالأدوات التي يحتاجونها لتوفير تجربة متسقة للضيوف. كلما كانت زيارة كل ضيف متسقة، كان من الأسهل عليهم فهم مفهومك بوضوح، وبالتالي توصيل جميع مشاعرهم الإيجابية إلى أصدقائهم. أنجح وسيلة تسويق لديك والأكثر تأثيرًا وموثوقية هي التوصيات الشفهية من قاعدة العملاء الحالية لديك للعملاء الجدد. كلما كان تنفيذ مفهومك أكثر انتظامًا، كلما كان من الأسهل على ضيوفك شرح سبب روعة تجربة مطعمك.

هذا لا يعني أنك لا تحاول دائمًا تحسين مراقبة التكاليف، ولكن هناك فقط الكثير من الوقت في اليوم، وإذا كنت قد نجحت في السيطرة على التكاليف في المرحلة السابقة، فإن الآن حان الوقت للتركيز على السقف. برامج التسويق في المتجر مثل مسابقة البيع الإقناعي بين النوادل، وبطاقة الزبون المتكرر، وقسائم العودة، إلخ، يمكن أن تزيد من المبيعات تدريجياً. برامج التسويق المحلي لزيادة التجربة والوعي في المجتمع تم التطرق إليها في عدد سابق من هذه المجلة. جهود التسويق المستهدفة لقاعدة بيانات محددة عبر البريد المباشر، ومناطق وسائط الطباعة، ونشرات، إلخ، يمكن تنفيذها بعد حساب صيغ العائد. وبالطبع هناك قوة وسائط الإعلام الإلكترونية إذا كنت ذكيًا وتتاح لك الفرصة للاستفادة من قوة التلفزيون والراديو. المفاهيم المؤسسة التي أثبتت وجود أنظمة قوية وإدارة جيدة ونمو في المبيعات قد تكون لديها فرص للتوسع. خلال هذه الفترة قد يشعر المالك الذي قام بتقديم "أفضل الممارسات" في عملياته اليومية بأنه جاهز للخطوة التالية وسيكون يرغب في وضع استراتيجية نمو تتناسب مع مفهومه. يجب أن تتأهب لنمو عملك في مجال المطاعم من خلال أي خطة للتوسيع هو "قرص مختلف تمامًا" عن تشغيل وحدة واحدة بنجاح، ويتطلب تفكير مختلف. سواء كان يجب أن يفتح مطعمك المؤسس وحدة ثانية، أو وضع برنامج امتياز، أو الذهاب إلى الإدراج العام لتمويل النمو، أو بيعه إلى مستثمر استراتيجي، هناك شيء واحد مؤكد ... لن تعمل أي خيار بنجاح دون وجود أنظمة دعم مؤسسة للحفاظ على التنسيق في إدارة المنتج والأفراد والتسويق والأرباح. يجب على المرء أن يتقدم ببطء، وأن يبحث بعناية، وأن يتساءل بانتظام عند النظر في احتمالات التوسيع.

فيما يلي بعض درجات التغيير المتنوعة التي قد تضطر لاعتمادها لمواصلة المنافسة في السوق:

إعادة اختراع المفهوم. إعادة ابتكار المفهوم الحالي. في هذا الوضع، لا يزال المفهوم الأساسي سليمًا وسمعتك لم تتدهور. ما تحتاجه فقط هو إعادة إحياء تجربة مطعمك.

عندما قرر الأخوة راؤول وروبرتو وريك مولينا أخذ زمام الأمور في شركتهم التي تدير مطاعم مكسيكية تمتد على مدى 40 عامًا وتضم ثلاث وحدات بعد تقاعد والدهم، قرروا النظر داخل شركتهم للعثور على احتياجات مفهومهم. بعد مناقشات مع الموظفين الرئيسيين واستطلاع سوق العملاء الواسع، تعلموا ما هي "تصورات الضيف" لمفهومهم، وكيف تغيرت عادات الشراء في سوقهم، وكانوا قادرين على التخطيط بشكل أفضل لاستراتيجية إعادة الإحياء. قرروا أن تحسينًا في المرافق (التصميم والديكور) والأثاث الجديد والقائمة والتعديلات في التسويق داخل المطعم كانت مطلوبة. بعد عام واحد، يستمتعون بثمار عملهم ويسعدون بزيادات المبيعات في الفروع نفسها.

مفهوم إعادة الخلق. في هذه الحالة، أصبح المفهوم "مملًا" وغير مثير للاهتمام بالنسبة للمستهلكين في الوقت الحالي. حتى إذا كان لديك سمعة جيدة بالنسبة للتجربة التي تقدمها، فإذا لم تكن هذه التجربة قادرة على جذب الجماهير، فلن تكون الجهود البسيطة أبدًا مجدية. إذا كان الموقع لا يزال قائمًا وإذا كان لديك وفريق الإدارة لديك سمعة جيدة في السوق، عليك إنشاء مفهوم جديد يلائم اتجاهات المستهلكين المتغيرة في تناول الطعام.

عندما قرر ريتش ميلمان أن الوقت قد حان لإغلاق مطعم "بونز" في ضواحي شيكاغو، كان يعلم بالمخاطر التي قد تترتب على ذلك. لكان هذا المفهوم البالغ من العمر 25 عامًا يحظى بجماهير مخلصة، ولكن التغيرات في السوق وانخفاض المبيعات لمدة عامين ساعدت في تأكيد أفكاره بأن الوقت كان مناسبًا والموقع جاهزًا لتغيير المفهوم.

ولكن "إعادة صياغة المفهوم" (هل هذه كلمة؟) ليست دائمًا توقع نجاح مضمون. يقول ميلمان إنه اتبع نفس خطوات تطوير المفهوم والبحث والاختبار والتخطيط مثلما كان لديه مطعم جديد تمامًا للمرة الأولى. وكما نعلم جميعًا، فإن فتح المطاعم الجديدة ليس سهلاً.

يقول ميلمان: "سيحدث واحدة من ثلاث أمور، وهناك اثنتان منها ليستا جيدتين". سيكون المطعم الجديد إما ناجحًا للغاية، لأنه تم قبوله بشكل جيد للغاية، أو ناجحًا بالكاد لأنه قد يفوت هدفه وسيحتاج إلى المزيد من العمل، أو سيفشل". تحول "بونز" إلى "إل وودز" وعلى الرغم من وجود بعض الأشخاص الذين قد يفتقدون عادة زيارتهم لـ "بونز"، إلا أن هناك العديد من العملاء الجدد وزيادة الإنفاق تجعل هذا التغيير في المفهوم ناجحًا. يذكر ريتش لنا أن أفضل طريقة لإدارة المطاعم الناضجة هي الاستمرار في طرح السؤال على نفسك باستمرار: "ما الذي يلي؟" قد يكون الجواب هو تعديل بسيط، أو إضافة فترة زمنية إضافية، أو عنصر في القائمة، أو نصيحة تسويق أو تغيير في الزي، أو قد تجد أن هناك تغييرًا في السوق يتطلب شيئًا جديدًا ومختلفًا ولكن شيئًا واحدًا مؤكدًا: هناك دائمًا شيء ما يلي.

إدارة دورة حياة الأعمال وفقًا لجامعة هارفارد:

تقدم أحد أبرز مدارس الأعمال منهجًا لهذا الجنون

هل تجعلك جميع هذه المعلومات حول دورة حياة المطعم تفكر بشكل مكثف وتتساءل عما إذا كان هناك طريقة ممكنة لتنظيم جميع هذه العوامل حتى تتمكن من وضع "خطة للهجوم"؟

حسنًا، هناك طريقة. المفتاح هو اعتماد فلسفة تساعدك على تحديد كيفية "إدارة استراتيجية" كل هذا التغيير. في بعض الأحيان تأتي الإجابة من مصادر غير متوقعة. في هذه الحالة، يحصل أسلوبنا "تطويع أكمامنا والقيام بالعمل" في مجال الأعمال على مساعدة من جامعة هارفارد للأعمال. تعريفها للإدارة الاستراتيجية يتناسب تمامًا مع أسلوب أعمالنا "على الأرض". الأمر بسيط جدًا: يجب أن تشير الإدارة الاستراتيجية إلى نوع خاص من عملية الإدارة أو النظام يربط بين التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات مع العمليات اليومية للأعمال.

يتضمن نموذج التخطيط الاستراتيجي لهارفارد أربع مراحل، والتي تتوافق مع المراحل التي وصفناها لأعمالك للتو. أظهرت دراسة أجرتها شركة ماكنزي (ماكنزي آند كومباني، شركة استشارات إدارية معروفة) أن الشركات تتطور في نهاية المطاف من خلال مراحل مشابهة من التطوير بدرجات متباينة من التقدم:

المرحلة 1. هذه هي المرحلة المركزة على الجوانب المالية (إعداد وبدء التشغيل في السنة الأولى). ببساطة، تقوم بإعداد ميزانية وتراقبها عن كثب. هدفك هو تحقيق الميزانية (التحقق والتنظيم وتحديد الأولويات).

المرحلة 2. يميل التخطيط القائم على التنبؤ إلى التطور بشكل طبيعي من المرحلة السابقة حيث تمتد الآن الآفاق الزمنية إلى ما بعد دورة التخطيط السنوية. هدفك هو التنبؤ بالمستقبل (لذا تتدرب لأنك تعرف ما يجب أن تستعد له).

المرحلة 3. المرحلة الثالثة تسمى "التخطيط الموجه نحو الخارج"، نظرًا لأن العديد من التحسينات تستمد من تحليل أكثر دقة وإبداعًا لاتجاهات السوق والعملاء والمنافسة. هدفك هو التفكير استراتيجيًا والبحث عن وسائل للتأثير على العوامل التي تؤثر على أعمالك، مثل التسويق.

المرحلة 4. هذه هي المرحلة لإدارة استراتيجية حقيقية (وتستغرق وقتًا للوصول إليها، استنادًا إلى خبرة فريق الإدارة). إنها نهج منهجي لتطبيق كل المعرفة المكتسبة في المرحلة السابقة على خطة للتحسين المستمر. هدفك هو إنشاء المستقبل بإطار استراتيجي جيد التحديد (أي إعادة إحياء أو إعادة إنشاء).

لذا حقًا هناك منهجية لمساعدتك في إدارة الجنون المستقبلي لتشغيل مطعم. توفر أربع مراحل إدارة هارفارد للأعمال لك النهج الذهني، الذي يمكن أن يكون لك كلوحة اهتزاز لاتخاذ القرارات اليومية المستمرة.

هذا النهج الذهني سيساعدك على التركيز على كيفية التحضير للمستقبل. وسيمنعك ذلك من الانغماس في تفاصيل اليوم إلى تفاصيل يومية يمكن أن تغمرك وفريق الإدارة الخاص بك بالإحباط لحظة بلحظة. (لمزيد من المعلومات، انظر "كيفية تحويل مطعم جيد إلى عمل عظيم"، في أرشيف RS&G.)

استخدام مراحل الإدارة الاستراتيجية الأربع للجامعة هارفارد، اتبع إرشادات دورة حياة الأعمال المقدمة في بداية هذا المقال. اجمع موظفيك وأصدقائك المقربين. ثم ابدأ في "توصيل" المتغيرات المحددة لفكرتك وسوقك في دورة حياة مطعمك.