هل ترغب في فتح مطعم: الجزء السادس

17 مايو :

كتبه حاتم حسن

يقال - بتفرجن كبير - أن عملية افتتاح مطعم جديد يمكن أن تكون أقرب شيء لما سيختبره الرجل من تجربة ولادة طفل: عادة ما تستغرق العملية بالكامل ما لا يقل عن تسعة أشهر من التصميم والتصاريح من خلال البناء حتى يوم الافتتاح. يبدأ مطعم جديد عادة بإعلان واحتفال وتهاني، وينتهي بالأسابيع الأخيرة الهائلة لـ "الدفع" لاستكمال العمل. وبعد لحظة قصيرة لتنفس الصعداء والاستمتاع بالأعمال الجديدة، قد تفكر، ربما، في القيام بهذا مرة أخرى.

الشيف الحائز على جائزة جيمس بيارد، كريس شيفر، يعرف هذا الشعور جيدًا. بعد تسع سنوات في برينانز وخمس سنوات مع كاتالان، طوّر شيفر مفهومه المستقل الأول، "أندربيلي". "كنت أمتلك ميزة وجود أشخاص جيدين حولي"، يقول. "شاركوا رؤيتي وفهموا أهداف المفهوم. ولكن حتى مع ذلك، ارتكبنا أخطاء ونسينا بعض الأمور.

من الصعب معرفة مقدار العناصر الفردية التي ستحتاج إليها عندما تخطط لقائمة الطعام لمطعم جديد. لدينا الكثير من أنواع الصواني الزائدة، على سبيل المثال، وعدد غير كاف من أواني الصحن الأخرى. وبالنسبة للعمر الذي لا يمكن أن أفهمه بالنسبة لي، لماذا لم نتمكن من معرفة العدد الصحيح من حاويات النقل التي سنحتاج إليها. أتذكر بوضوح أنني قلت للناس كل يوم خلال الأسبوع الأخير قبل الافتتاح أن يتوقفوا في "إيس مارت" ويأخذوا بعضهم معهم في طريقهم إلى العمل".

في هذا الجزء الأخير من سلسلتنا التي استمرت عامًا كاملًا حول افتتاح مطعم، نستعرض بعض الدروس حول إدارة افتتاح مطعمك.

لا تحاول تعويض الوقت المفقود.

إذا قمت بدفع عمال البناء للتسريع، فمن المحتمل أن تتسبب في أخطاء يمكن أن تؤثر على الانطباع الأول في يوم الافتتاح. لماذا نحن على عجل ونحاول القيام بأمور متعددة مختلفة في نفس الوقت نحو نهاية المشروع، ونسمح بوقت أطول بكثير للحرفيين لإنهاء عملهم في وقت سابق من المشروع؟

لقد لاحظت أن عمال الخرسانة، والنجارين، والمثبتين الميكانيكيين، والكهربائيين، والسباكين يحصلون على وقت أكثر خلال الأجزاء الأولى والوسطى من جدول البناء من الحرفيين الذين يُسمح لهم بإتمام عملهم في وقت لاحق من الجدول.

الأسباب الرئيسيتان لهذا هما (1) أن أصحاب المطاعم متحمسون للغاية للافتتاح حيث أنهم قضوا وقتًا طويلًا جدًا دون أي دخل و(2) أن أصحاب المطاعم يحاولون تعويض الوقت المفقود لتلبية يوم الافتتاح المعلن مسبقًا.

عملية الافتتاح تتعلق كلها بالتحضير الأولي.

يُذكّرنا جيري ألكسندر، الشريك المؤسس لشركة أكيومن ديزاين المقرّة في هيوستن، بأن بداية الأمور برؤية محددة تسهم في إنشاء خارطة طريق لكل أعضاء فريق التصميم ليتبعوها. يقول ألكسندر: "من خلال التصور السليم والتخطيط وجداولة الأعمال التي تتم في بداية المشروع، ستزيد فرصك بشكل كبير للحصول على جهد منظم وافتتاح في الوقت المناسب."

يجب على أصحاب المطاعم الجدد أن يكونوا أقل عجلة للبدء وأن يولوا المزيد من الاهتمام لإنشاء علامتهم التجارية. الحصول على توجيه الفريق التصميمي من البداية يجعل الانتقال إلى مرحلة التطوير والبناء أكثر سلاسة ويساعد في ضمان استخدام متسق للعلامة التجارية من خلال التصميم والمفروشات والقوائم ومواد التسويق والزي والتعبئة والتغليف.

تشبه البداية الناجحة لمطعم التحضير الجيد للتربة، يلاحظ ألكسندر، وبداية ناجحة لمطعم تبدأ بالتخطيط.

قم بتطوير مفهومك بالتفصيل.

مرحلة التصميم الأولية هي المرحلة التي تحدد فيها مع فريق التصميم الحجم والتخطيط والمظهر والأسلوب العام للمطعم. تلك القرارات تساعد في تحديد التكلفة ودرجة الصعوبة والوقت المطلوب لتحقيق المفهوم. في هذه المرحلة، ستحدد نمط الخدمة الذي ستقدمه، وتخطيط المطبخ الأولي، وتصميم القائمة، وبنية الإدارة الأولية.

الرسومات الأولية التي تم إعدادها في هذه المرحلة تشكل الإطار للرسومات المعمارية المفصلة وخطط الهندسة والمواصفات الأخرى التي تتم في الخطوة التالية. تستغرق مرحلة تطوير المفهوم عادة من أربع إلى ستة أسابيع للانتهاء.

قم بتطوير التصميم وكتابة العقود اللازمة.

خلال هذه المرحلة، يقوم المهندس/المصمم بتطوير مخططات الأرضيات والواجهات وتركيب معدات المطبخ والبار الأولية باستخدام برنامج تصميم بمساعدة الحاسوب (CAD). يتيح هذا العملية تحقيق مزيد من التفاصيل ويوفر القياس الدقيق اللازم لرسوم البناء والتصاريح وإعداد الميزانية.

يتم إكمال تصميم الشعار والزخرفة المخصصة، بالإضافة إلى تخطيط وتصميم القائمة الأولية خلال هذه المرحلة.

حدد الزي، ونظام نقاط البيع (POS)، والهاتف، وأنظمة الأمان، والفيديو، وأنظمة الصوت في هذا الوقت. ستحتاج إلى هذه التفاصيل حتى يمكن تضمين موقع محطات نقاط البيع، على سبيل المثال، في التصميم. تستغرق هذه المرحلة من تطوير المفهوم حوالي ثمانية إلى عشرة أسابيع للانتهاء منها.

ادر توقعاتك.

تذكر أن كل قرار تتخذه له نوعية وتكلفة وجدول زمني. على الرغم من أهمية الثلاثة عناصر بالتساوي، إلا أن كل قرار يمكن أن يتوقع فقط اثنين منها.

على سبيل المثال، إذا كنت تحدد المطابخ الخشبية التي تحتاجها بجودة عالية جدًا وتحتاجها بسرعة، فلن تتاح بتكلفة معقولة. ومع ذلك، إذا حددت معدات المطبخ المستعملة، فإنك يمكن أن تتوقع تكلفة معقولة وداخل الجدول الزمني الخاص بك ولكن على مستوى جودة أقل من العلامة التجارية الجديدة.

من الشائع جدًا أن يتيح أصحاب مطاعم البداية عدم تخصيص وقت كافٍ وميزانية كافية للمفروشات الداخلية، تُشير دون آرتشيري، المديرة الرئيسية لشركة Batsche Design المقرة في هيوستن. "في غرفة الطعام وحدها، تتراوح أسعار الطاولات من 200 إلى 400 دولار وتكلفة الكراسي القياسية للمطعم تتراوح بين 95 و250 دولار لكل منها.

"من المهم أيضًا أن ننظر إلى أهمية الإضاءة وإدارة الصوت في هذه المرحلة من التصميم، لأن الأخطاء التي يتم ارتكابها هنا تصبح أغلى بكثير لإصلاحها في وقت لاحق."

نفذ خطتك.

سيزودك المهندس المعماري بالخطط والمواصفات النهائية للموافقة عليها، وسيتم تقديمها إلى الجهة الحكومية (أو الجهة المختصة) للحصول على تصريح، وإلى المقاول(ين) لتقديم العروض والتفاوض. بحيث ستكون جاهزًا لإدارة العملية بعد الحصول على تصريح البناء واختيار المقاول المناسب ووضع جدول زمني وميزانية مكتملة.

الأشهر النهائية لافتتاح مطعم هي الأكثر كثافة، لأنه في هذه الفترة تتداخل الأمور المتعلقة بالتصميم والبناء والعمليات. من المهم الحفاظ على جدول زمني ضيق لتقليل التكاليف الزائدة الناجمة عن التأخير. كما أن من المهم بالمثل منح وقت كافٍ لاستكمال الأشياء بشكل صحيح.

بالنسبة لأصحاب المطاعم الجدد، قد يبدو من الصعب الحفاظ على التوازن في هذا الجانب. من خلال معلومات صحيحة وتواصل منتظم، يمكن تسهيل إدارة هذه العملية بشكل كبير.

هناك فرق كبير بين تشغيل مطعم وافتتاحه، كما يقول دومينيك ماندولا من مطاعم Ragin' Cajun وشركة Ragin' Catering. "علامتنا تعمل بنجاح منذ 40 عامًا، ولكن افتتاح وحدة ذا وودلاندز في وقت سابق من هذا العام تبين أنه أكثر صعوبة مما تخيلت. مراقبة التقدم في البناء والجدول الزمني قبل الافتتاح ساعدتني في إدارة الجدول الزمني للمشروع والميزانية، لكنني فوجئت بمقدار الوقت الذي استغرقه اختيار وتدريب فريق الافتتاح.

"الوقت نقود، وقد أنفقنا أكثر مما توقعنا على تدريب قبل الافتتاح"، يقول ماندولا.

قم بإنشاء خط زمني يمكن للجميع الرجوع إليه.

أنصح باتباع دليل التخطيط المعروف بشكل شائع باسم "المسار الحرج". (المسار الحرج يشير إلى تسلسل الأنشطة التي تحد من سرعة الانتهاء من مشروع). قم بزيارة my-table.com/current-issue لتنزيل نسخة من "جدول التخطيط قبل الافتتاح لمدة 120 يومًا". المثال الحقيقي الذي نستخدمه هو لمطعم سوق الأسماك الكامل الخدمة وبار يتسع لـ 160 مقعدًا والذي من المقرر افتتاحه في نهاية يناير 2015.

للاستفادة القصوى من جدول المسار الحرج، استخدم ألوان مختلفة لتمييز الأسابيع المخصصة لعملية والنظر في الأمور، والأسبوع الذي يتعين فيه اتخاذ قرار أو طلب، والأسبوع الذي يجب فيه تسليم العنصر. قم بتخصيص المهام للأطراف المسؤولة وإدارة القضايا عندما تنشأ. (يمكنك أيضًا استخدام "ورقة المهام الأسبوعية للافتتاح" والتي تتواجد على my-table.com/current-issue لمساعدتك في هذه العملية. استخدمها كجدول أعمال أسبوعي.)

في الجدول المؤقت لمدة 120 يومًا الذي نستخدمه كمثال، يتطلب "استقطاب الإدارة" اتخاذ إجراءات لإجراء المقابلات والاختيار خلال الأسابيع من واحد إلى أربعة ليتمكنوا من الوجود في الموقع قبل الافتتاح بحد أدنى من ثمانية أسابيع.

يتم تثبيت معدات المطعم والبار عادة بواسطة الكهربائيين والسباكين المتعاقدين من قبل المقاول العام. في جدولنا، يجب تثبيت هذه المعدات خلال الأسابيع 13 و14، لذا يصبح من الإلزامي تقديم الطلب خلال الأسبوع الثالث للسماح بالوقت الكافي. يجب تثبيت أغطية المداخن في وقت سابق (الأسبوع الثامن) لأنه في هذا الوقت يتواجد المقاولون الميكانيكيون لأداء أعمالهم. عادةً ما يتم تعليق المداخن بواسطة نفس المقاول الذي يقوم بأعمال تكييف الهواء والتدفئة ويجب أن يتم الانتهاء منها قبل تركيب الأسقف.

امنح اهتمامًا خاصًا لمعدات النظام المذكورة أعلاه: نقطة البيع (POS)، الأمان، الهاتف، الصوت والفيديو. تتطلب هذه العناصر تركيب الكابل خلال الأسبوع الذي يسبق اختفاء الجدران ومن ثم تركيب المواد مرة أخرى بين أسبوعين إلى أسبوعين قبل الافتتاح.

العناصر غير المتعلقة بالبناء مثل التسويق وتطوير القائمة واختيار العاملين والزي وبدء الجرد يجب أن تُجدول على هذا الدليل نفسه للحفاظ على تنسيق المشروع. من خلال النظر إلى مكان واحد فقط كل أسبوع لرؤية التواريخ التي تتطلب إجراءً، فإنك وفريقك أقل عرضة لنسيان شيء ما. تأكد من تضمين العناصر الصغيرة والسهلة النسيان مثل مكافحة الآفات، تغيير الأقفال وإعداد مجموعات إضافية من المفاتيح، والحصول على التراخيص أو التصاريح اللازمة والأموال النقدية الصغيرة.

التواصل أمر حيوي.

من المهم أن تدير عملية افتتاح مطعمك من خلال عقد اجتماعات أسبوعية - عبر الهاتف أو شخصياً - مع فرق التصميم والبناء والإدارة الخاصة بك. قم بمراجعة الأسابيع القادمة وكذلك استعراض تلك التي انتهت مؤخرًا للتأكد من مناقشة جميع الأمور وأن جميع أعضاء الفريق في طريق واحد.

معرفة ما قد يحتاجه البناء منك على الأقل قبل أسبوع سيساعدك في الحفاظ على الجدول الزمني لديهم. ومن الجيد أن يعرف المصمم ما قد يحتاجه البناء بمدة أسبوع أو أكثر مسبقًا، وهذا سيساعد كثيرًا في الحفاظ على جدول الانتهاء والديكور والمرافق والأعمال الفنية. لا تتردد في طرح أسئلة على أي من أعضاء فريقك لأنه على الرغم من أن هذا قد يكون افتتاح مطعمك الأول، إلا أنه مطعمك. تذكر، كما ذكرنا لأول مرة في الجزء 1 من هذه السلسلة، أن افتتاح مطعم لا يتعلق بالخوف. إنه يتعلق بالتجهيز.